メールでのミスを減らすために心がけていること

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私がメールでの送信ミスを減らすために気をつけていること.関西ブロガーミーティングで知己を得たマスナガさんのエントリーに言及してみます.

メールでのミスを減らすために心がけていること - 頭ん中

1. ファイルを添付する
2. 本文を入力する
3. 件名を入力する
4. 相手のメールアドレスを選ぶ(入力する)

添付ファイルを忘れたりということがないように,この順番で作業しているとのことです.考えていることが私とほとんど一緒.添付ファイル忘れで痛い目に遭った人の考えることは同じなのでしょうか.

メールの作業順序

私が元記事と違うのは以下.

1. ファイルを添付する
2. 件名を入力する
3. 本文を入力する
4. 相手のメールアドレスを選ぶ(入力する)

本文より件名の方を先に書きます.本文を書いた後だと件名を忘れそうだし(警告が出るけど),テーマを決めてから本文を書くクチなので.要のないメールは書かない主義.

送信前の確認機能

以前Becky!使ってたときに,送信前に一度プロンプトが表示され送信の最終確認を行なう機能がありました.確実な誤送信防止ではないけど,本当に送っていいのかという注意喚起にはなりました.

現在はThunderbirdを使っているため,「送信前にスペルチェックを行なう」機能で代替しています.[オプション] - [編集] -[スペルチェック]タブ.

送信したアドレスをアドレス帳に登録しない

完全に個人の趣味ですが,送信したアドレスを自動でアドレス帳に登録しないようにしています.Thunderbirdでは[オプション] - [編集] -[編集とアドレス入力]タブ.

送信時にメールアドレスを入力する際に,間違ったアドレスを選択したり入力したりしないように.アドレス入力時に補完機能を使っていると,想定外のアドレスが入力されたりするので,その対策.もちろん補完機能をオフにするという手もありますが,こっちにしてみました.


あとはメーラーの機能ではないですが,あ→ありがとうございます,お→お世話になりますのように,挨拶文や会社名,担当者名を短縮登録するのは苦手です.誤変換のリスクもさることながら,そんな気持ちのこもっていない挨拶は嫌い,という古風な私.

私が気をつけているのはこんなところです.もっといいのがあったら誰か教えてください.